۱این سند درباره‌ی چیست

ویرگول سامانه‌ی مدیریت مدرسه و آموزشگاه است. بیشتر اطلاعاتی که در ویرگول نگه داشته می‌شود را خود مجموعه (مدرسه یا آموزشگاه) وارد می‌کند و ویرگول آن را از طرف مجموعه نگه‌داری می‌کند. این سند توضیح می‌دهد چه اطلاعاتی ذخیره می‌شود، چه کسی آن را می‌بیند و با چه سرویس‌هایی به اشتراک گذاشته می‌شود.

۲چه اطلاعاتی ذخیره می‌شود

• اطلاعات حساب: نام و نام خانوادگی، شماره‌ی موبایل (شناسه‌ی ورود)، ایمیل در صورت ثبت، رمز عبور به‌صورت رمزنگاری‌شده (هش) و تصویر پروفایل.
• پرونده‌ی دانش‌آموز که مجموعه ثبت می‌کند: کد ملی، کلاس، اطلاعات والدین (نام، شغل، شماره تماس)، آدرس، اطلاعات شناسنامه، و در صورت ثبت، گروه خونی، حساسیت‌ها و نکات پزشکی.
• پرونده‌ی دبیر و کارکنان: کد ملی، تخصص و سوابق تحصیلی، اطلاعات استخدامی و تماس که مجموعه ثبت می‌کند.
• داده‌های آموزشی: نمرات و کارنامه‌ها، سوابق انضباطی و تشویقی، حضور و غیاب، تکالیف و پاسخ‌های بارگذاری‌شده، نتایج آزمون‌های آنلاین و پیشرفت سرفصل‌ها.
• داده‌های مالی: صورت‌حساب شهریه و پرداخت‌ها، تصویر رسیدهای بارگذاری‌شده، تراکنش‌های درگاه و کیف پول تومانی، و در صورت ثبت، شماره کارت یا شبا برای تسویه.
• گفتگوها با دستیار هوش مصنوعی و درخواست‌هایی که برای تأیید مدیر ثبت شده‌اند.

۳اطلاعات برای چه استفاده می‌شود

• ارائه‌ی خدمات سامانه: ورود به حساب، نمایش کلاس‌ها، نمرات، تکالیف و کارنامه به خود کاربر و به مجموعه‌ی او.
• اطلاع‌رسانی درون‌سامانه‌ای: اعلان نمرات، تکالیف، هشدار شهریه و پیام‌های مجموعه.
• ارسال کد بازیابی رمز عبور به ایمیل ثبت‌شده‌ی حساب.
• پردازش پرداخت اشتراک و شهریه و بررسی رسیدهای کارت‌به‌کارت.
• ویرگول اطلاعات کاربران را نمی‌فروشد و برای تبلیغات در اختیار دیگران قرار نمی‌دهد.

۴چه کسی اطلاعات را می‌بیند

• هر مجموعه فقط به اطلاعات کاربران خودش دسترسی دارد و مجموعه‌ها اطلاعات یکدیگر را نمی‌بینند.
• مدیر مجموعه به همه‌ی بخش‌های پنل دسترسی دارد؛ هر کارمند فقط بخش‌هایی را می‌بیند که مدیر برایش فعال کرده است.
• دبیر اطلاعات کلاس‌های خودش را می‌بیند و دانش‌آموز فقط اطلاعات خودش را.
• مطالبی که مجموعه در صفحه‌ی عمومی خود منتشر می‌کند برای همه قابل مشاهده است.
• پشتیبانی ویرگول فقط برای بررسی پرداخت‌ها، رفع اشکال و پاسخ به درخواست مجموعه به اطلاعات دسترسی پیدا می‌کند.

۵هوش مصنوعی

• دستیار هوشمند مدیر برای پاسخ به پرسش‌ها، داده‌های همان مجموعه را از سامانه می‌خواند و برای پردازش به سرویس هوش مصنوعی می‌فرستد.
• اطلاعات حساس پیش از ارسال به سرویس هوش مصنوعی حذف می‌شود: کد ملی، آدرس و کد پستی، شماره‌های تماس و ایمیل، اطلاعات شناسنامه، اطلاعات پزشکی، شماره کارت و حساب بانکی، رمز عبور و کلیدهای سرویس‌ها.
• دستیار هیچ تغییری را بدون تأیید صریح مدیر در اطلاعات اعمال نمی‌کند.
• متن پیام‌هایی که در بخش «هوش مصنوعی» عمومی ارسال می‌کنید برای تولید پاسخ به سرویس هوش مصنوعی فرستاده می‌شود؛ اطلاعات شخصی دیگران را در آن وارد نکنید.

۶سرویس‌های بیرونی

• کلاس آنلاین (اسکای‌روم): وقتی مجموعه دانش‌آموزان را با اسکای‌روم همگام می‌کند، نام، کد ملی (به‌عنوان نام کاربری اسکای‌روم) و در صورت وجود ایمیل دانش‌آموز به حساب اسکای‌روم همان مجموعه فرستاده می‌شود.
• درگاه پرداخت: برای پرداخت آنلاین، مبلغ و اطلاعات تماس پرداخت‌کننده به درگاه بانکی فرستاده می‌شود. اطلاعات کارتی که با آن در درگاه پرداخت می‌کنید در ویرگول ذخیره نمی‌شود.
• ایمیل: کد بازیابی رمز عبور از طریق سرویس ارسال ایمیل فرستاده می‌شود.
• آپارات: جست‌وجوی ویدیو در بخش محتوای آموزشی از طریق آپارات انجام می‌شود.
• ذخیره‌سازی فایل: فایل‌های بارگذاری‌شده (تصاویر، رسیدها، تکالیف) در فضای ذخیره‌سازی ابری سازگار با S3 یا در پایگاه داده‌ی خود سامانه نگه‌داری می‌شوند.

۷نگه‌داری و امنیت

• رمزهای عبور فقط به‌صورت هش‌شده ذخیره می‌شوند و حتی پشتیبانی ویرگول آن‌ها را نمی‌بیند.
• پس از ورود، یک توکن ورود با اعتبار هفت روز در مرورگر شما (localStorage) نگه‌داری می‌شود. خروج از حساب این توکن را پاک می‌کند.
• برای کار در شرایط اینترنت ضعیف، بخشی از اطلاعات پنل ممکن است به‌صورت موقت در حافظه‌ی همان مرورگر ذخیره شود.
• اطلاعات تا زمانی که حساب یا مجموعه فعال است نگه‌داری می‌شود. با حذف کاربر از پنل مجموعه، پرونده‌ی او حذف می‌شود.

۸حقوق شما

• مشاهده و ویرایش اطلاعات حساب از بخش پروفایل.
• درخواست اصلاح یا حذف اطلاعات پرونده از مجموعه‌ای که آن را ثبت کرده است، یا از پشتیبانی ویرگول.
• اولیای دانش‌آموزان زیر سن قانونی می‌توانند درباره‌ی اطلاعات فرزندشان با مجموعه یا پشتیبانی تماس بگیرند.

۹تغییرات این سند

با اضافه‌شدن امکانات تازه یا تغییر سرویس‌های بیرونی، این سند به‌روز می‌شود و تاریخ آخرین بازنگری بالای صفحه تغییر می‌کند.